Pametna nabava » Inteligentna oskrba za vsako podjetje
Operativna nabava in nabava materiala sta zapleteni in zahtevata precejšnja časovna in kadrovska sredstva. Poleg tega sta v podjetjih vedno potrebna obsežna logistika in skladiščenje, da se zagotovi, da se dobavna veriga do kupca ne prekine.
E-naročanje ali bolje pametno naročanje je elegantna rešitev za ta izziv.
Kar se na prvi pogled zdi precej zapleteno, je pogosto preprostejše, kot bi pričakovali, in ponuja precejšnje možnosti za prihranek. Načeloma e-naročanje optimizira in pospešuje vse dejavnosti, povezane z nabavo materiala.
Vendar ima izraz "e-naročanje" sprva precej zastrašujoč učinek, zlasti za mala in srednje velika podjetja (MSP). Še posebej, če so se potrebne nabavne dejavnosti desetletja izvajale v analogni obliki na papirju ali s seznami v programu Excel. Vendar pa bi morala manjša podjetja in gospodarske družbe, če želijo biti optimalno opremljena za prihodnost, vsekakor uvesti digitalizacijo naročanja blaga ali pametno naročanje.
Nabava materiala in operativna nabava v podjetjih pogosto potekata po ustaljenem postopku. Točke, ki jih je treba obdelati, segajo od določitve zahtev do zahtevka za nabavo in obdelave računa. To smo podrobno pojasnili že v našem vodniku po postopkih nabave.
V majhnih podjetjih je za celoten postopek naročanja pogosto odgovorna le ena oseba. V večjih podjetjih je v obdelavo naročil pogosto vključenih več zaposlenih in različnih oddelkov. Zaradi tega je naročanje blaga počasno in nagnjeno k napakam.
Pametno naročanje prinaša celoten postopek naročanja v digitalni obliki. Zaradi povezovanja in mreženja vseh vpletenih oseb je mogoče takoj pregledati stanje vsakega posameznega naročila ali mu preprosto slediti.
Rutinska opravila, ki zahtevajo veliko časa, je mogoče avtomatizirati, kar močno zmanjša število človeških napak. Podatke, pridobljene v postopku naročanja, je mogoče enostavno analizirati, da bi ugotovili vzorce in trende ter tako služili kot dobra pomoč pri sprejemanju odločitev.
Prehod na digitalni postopek naročanja ponuja velike prednosti na različnih področjih:
Stroški
Ciljno usmerjena optimizacija drastično zmanjša stroške postopkov naročanja in skladiščenja.
Uporaba virov
Avtomatizacija procesov in zmanjšanje časa za njihovo izvedbo omogočata največjo učinkovitost.
Preglednost
Podatki o dobaviteljih, količinah naročil, cenah, pogojih in dobavnih rokih so vedno na voljo.
Načrtovanje proračuna
Naročanje po povpraševanju zmanjša stroške skladiščenja in olajša načrtovanje proračuna podjetja.
Zagotavljanje kakovosti
Zagotavljanje zahtevane kakovosti izdelkov in storitev pod najboljšimi možnimi pogoji.
Zmanjšanje tveganja
Zbrani podatki o naročilih služijo kot podlaga za prepoznavanje in preprečevanje tveganj v dobavni verigi.
Pametna naročila z umetno inteligenco postajajo še pametnejša
Pametno naročanje je že v svoji osnovni funkciji izjemno zmogljivo in ponuja velike možnosti prihrankov, zlasti pri operativnem naročanju.
Vendar je na nenehno spreminjajočem se trgu težko ohraniti pregled nad dogajanjem. Poleg tega količina podatkov, ki jih je treba upoštevati, eksponentno narašča, zaradi česar je vse težje pridobiti smiselne analize.
Da bi bilo pametno naročanje resnično pametno ali inteligentno, ga je smiselno združiti z umetno inteligenco. S tem je veliko lažje doseči zgoraj naštete cilje. Podpora umetne inteligence ponuja tudi dodatne prednosti.
Samodejno sprožanje postopka naročanja, ko zaloge padejo pod minimalne količine, je standardno in se izvaja že nekaj časa. Tehnično je to mogoče brez večjega napora. Vendar umetna inteligenca s svojimi izpopolnjenimi algoritmi ponuja veliko več možnosti, od katerih vam želimo nekatere predstaviti:
Avtomatizacija
Celoviti algoritmi umetne inteligence omogočajo avtomatizacijo tudi zapletenih in obsežnih nalog naročanja, kar pomeni velik prihranek časa in stroškov.
Analiza podatkov
S pomočjo umetne inteligence je mogoče analizirati tudi velike količine podatkov v realnem času. Tako je zelo enostavno prepoznati vzorce ali anomalije, tako da je mogoče pravočasno sprejeti ukrepe.
Modeli napovedi
Na podlagi trenutnih in preteklih podatkov lahko umetna inteligenca ugotovi prihodnje trende in težnje na področju javnega naročanja. Tako se je mogoče izogniti morebitnim ozkim grlom pri oskrbi.
Funkcije iskanja
Iskalne funkcije, podprte z umetno inteligenco, omogočajo takojšnje iskanje izdelkov in storitev. Tako so časovno zahtevni postopki naročanja hitrejši in učinkovitejši.
Optimizacija cen
Analiza in primerjava podatkov o cenah omogočata celovit pregled nad tem, v kolikšni meri so trenutno zaračunane cene sprejemljive ali pa se je treba o njih ponovno pogajati.
Preglednost
Digitalizacija na področju javnih naročil ustvarja količine podatkov, ki lahko hitro postanejo nepregledne. Umetna inteligenca omogoča strukturirano in jasno predstavitev informacij.
Če povzamemo, lahko rečemo, da prehod na Smart Procure prinaša oprijemljive koristi za številna velika in mala podjetja. Vendar je ogromen potencial, ki ga ponuja Smart Procure, mogoče v celoti izkoristiti le v povezavi z umetno inteligenco.
Poleg že omenjenih koristi in prihrankov digitalizacija postopkov nabave prinaša tudi določena tveganja na področju kibernetske varnosti. Globalno povezovanje podjetij in dobaviteljev namreč kibernetskim kriminalcem ponuja številne možnosti za njihove napade, na primer z nezavarovanimi vmesniki in neustrezno avtentikacijo. Ker se pogosto obdelujejo občutljivi podatki, kot so pogodbene klavzule, dobavni pogoji, cene, količine in tehnične specifikacije, so te informacije in pogodbe priljubljena tarča hekerskih napadov.
Najpomembnejši ukrepi vključujejo:
-Zanesljivo šifriranje podatkov.
-Redni varnostni pregledi in penetracijski testi.
-Usposabljanje zaposlenih na temo kibernetske ozaveščenosti.
-uporaba varnostnih rešitev, kot so požarni zidovi, pregledovalniki virusov in sistemi za odkrivanje vdorov.
-varno konfiguriranje sistemov e-naročanja in aplikacij e-naročanja.
-Redno varnostno kopiranje podatkov.
-Razvoj in izvajanje načrta odzivanja na incidente (npr. na podlagi standarda ISO 27001).
Digitalizacija ali digitalna preobrazba ni le nekaj, kar se izvaja v globalnih korporacijah in velikih podjetjih. Tudi mala in srednje velika podjetja ne smejo prezreti digitalizacije ali digitalne preobrazbe.
Pametno naročanje ali inteligentno elektronsko naročanje je pomemben korak v pravo smer. Poleg že opisanega potenciala se z vključevanjem vse boljše umetne inteligence ponujajo priložnosti brez primere. Napovedna analitika postaja vse pomembnejša. Na podlagi obstoječih zgodovinskih podatkov je mogoče s pomočjo matematičnih modelov zanesljivo izpeljati prihodnje dogodke. Dosleden nadaljnji razvoj in pametne inovacije bodo tudi v prihodnje potrebni za preživetje na trgu in ohranjanje učinkovitosti notranje vrednostne verige.
Že omenjena vsebina o pametnem javnem naročanju je po eni strani zelo pomembna, po drugi strani pa se lahko zdi tudi precej teoretična. Zato želimo s pomočjo programa Conrad Smart Procure poskušati to temo razložiti na praktično usmerjen in zato še bolj jasen način.
Conrad Smart Procure (CSP) je rešitev za e-naročanje, ki jo je podjetje Conrad Electronic razvilo posebej za mala in srednje velika podjetja (MSP). Osredotoča se na digitalizacijo in avtomatizacijo postopkov javnega naročanja, ki so bili prej izvedeni analogno. Zaradi tega v podjetjih, javnih organih ali organizacijah ni na voljo niti sistema ERP za načrtovanje virov niti programske opreme za digitalno naročanje.
Vendar pa lahko za Conrad Smart Procure brez težav uporabljate obstoječe računalnikev podjetju, prenosnike, tablične računalnike in pametne telefone . Zato za izkoriščanje prednosti sistema Conrad Smart Procure ni treba vlagati dragih sredstev v strojno in programsko opremo ali sisteme IT.
Če želite uporabljati storitev Conrad Smart Procure, se morate najprej obrniti na nas. V ta namen je na voljo poseben obrazec, v katerem lahko poleg osebnih podatkov izberete ustrezno rešitev za e-naročanje. Poleg rešitve Conrad Smart Procure za podjetja, ki nimajo lastne programske opreme za javno naročanje, ponujamo tudi druge zanimive rešitve za javno naročanje. Ko bomo prejeli vašo zahtevo za CSP, vas bodo naši strokovnjaki za e-naročanje kontaktirali. Na tem sestanku se pogovorimo o najpomembnejših dejstvih, kot so omejitve nabora izdelkov, naslovi za dostavo in naslovi za izdajo računov. Na tem sestanku se določijo tudi imena in funkcije različnih uporabnikov.
Opredelitev uporabnika
V okviru tehnologije Conrad Smart Procure obstajajo tri različne skupine uporabnikov:
Upravitelj:
Upravitelj lahko ustvari različne uporabnike, dodeli proračun, določi naslove za dostavo in ima dostop do nastavitev.
Odobrili so ga:
Če je to potrebno, odobrijo uporabniške naloge, ki presegajo proračun posameznega uporabnika.
Uporabnik:
Uporabniki ali uporabniki lahko v okviru svojega proračuna samostojno naročajo in sprožajo dobave.
Poleg posameznih uporabnikov lahko ustvarite tudi poljubne skupine uporabnikov s posameznimi pooblastili in jasno opredeljeno skupino ljudi (npr. nabava).
Na podlagi tega osebnega posvetovanja smo nato za naše poslovne stranke vzpostavili trgovino OCI, ki je bistvena za uporabo sistema Smart Procure.
OCI je okrajšava za Open Catalog Interface in je standardiziran vmesnik za elektronsko izmenjavo podatkov iz katalogov.
Vzpostavitev trgovine OCI
Trgovina OCI je natančno prilagojena potrebam in zahtevam posameznih podjetij uporabnikov. Poleg tega je uporabniški vmesnik trgovine OCI v veliki meri oblikovan po vzoru spletne trgovine Conrad, zato je njegova uporaba intuitivna.
Vendar so v trgovino OCI vključene samo ustrezne in predhodno opredeljene skupine izdelkov za nakup, ki si jih uporabniki lahko ogledajo. Želeni izdelki se nato kot običajno vstavijo v nakupovalno košarico.
Ob prenosu nakupovalne košarice se podatki o izdelkih za izbrane artikle prenesejo iz trgovine OCI v sistem Smart Procure.
Dejansko
naročilo predmetov ali morebitna potrebna odobritev se nato izvede v
skladu z operativnimi specifikacijami v sistemu Smart Procure.
Zaslonska slika pregleda naročila
Kot smo že omenili, rešitve pametnega javnega naročanja prinašajo številne prednosti. Mala in srednje velika podjetja, podjetja, organizacije in družbe lahko pri uporabi rešitve Conrad Smart Procurement uživajo tudi številne dodatne ugodnosti. Za vas smo povzeli najpomembnejša dejstva:
Dostop in stroški:
- Povezava s sistemom prek brskalnika
- Brez dodatnih stroškov / pristojbin
- Brez licenčnin
- Dostop do ponudbe izdelkov Conrad 24 ur na dan, 7 dni v tednu, 7 dni v tednu
- Prikaz razpoložljivosti v realnem času
Prilagodljivost in nadzor:
- Prilagodljivi računi in pooblastila
- Prilagodljivi naslovi za dostavo
- Opredeljene skupine izdelkov
- proračunske omejitve
- Pregleden pregled naročil
Učinkovitost in avtomatizacija:
- Avtomatizirana obdelava računov
- Rešitev za enega upnika
- Celovita statistika in analize
- Zmanjšani stroški nabave
- Hitro odzivanje po potrebi
Zahtevek za dostop do programa Conrad Smart Procure
Dostop do Conrada Smart Procure lahko zahtevate z enim samim klikom.
Conrad Smart Pridobitev dostopa do testne strani
Neopredeljeni interesenti lahko po potrebi zaprosijo za testni dostop. To podjetjem omogoča, da s pomočjo testnega kataloga interno preizkusijo vse postopke naročanja, vključno z avtorizacijo, in da osebje v nabavni organizaciji usposobijo za uporabo sistema. V tej fazi bodo udeleženci zelo hitro ocenili prednosti in prihranke časa, ki jih prinaša rešitev e-naročanja, ki temelji na brskalniku. Ko bodo postopki naročanja in scenarij odobritve potekali učinkovito in nemoteno, bo mogoče s testnega sistema preiti na produktivni sistem.